Kandydatów zgłaszać mogą rady sołeckie, organizacje pozarządowe i społeczne, stowarzyszenia sołtysów, przedstawiciele samorządów gminnych i co najmniej 10 osobowe grupy mieszkańców. Warunkiem udziału jest pełnienie funkcji sołtysa w momencie zgłoszenia i przez cały 2025 rok, a kandydatura musi być poparta rekomendacją wójta lub burmistrza.

Laureaci otrzymają honorowe tytuły i nagrody finansowe - trzy główne po 6 tysięcy złotych i 20 wyróżnień po 1000 złotych.

Zgłoszenia należy przesyłać do 20 marca do Urzędu Marszałkowskiego Województwa Zachodniopomorskiego.